Jak zorganizować dobry Hackathon? Poradnik krok po kroku.
Poradnik krok po kroku został przygotowany przez Joshua Tauberera w oparciu o udział w wielu hackathonach.
To opracowanie bazuje na doświadczeniach związanych ze współtworzeniem, przez 5 lat wydarzenia Open Data Day DC oraz na uczestnictwie, wsparciu i pomaganiu w organizacji.
Pomysły zostały zainspirowane przez wiele osób, w szczególności przez współorganizatorów Open Data Day DC: Erica Milla, Sama Lee, Katherine Townsend i Julię Bezgacheva, a także Justina Grimesa, Matta Baileya, Leah Bannon, Laurenellen McCann i Grega Blooma.
W listopadzie 2019 roku – Create WWW organizuje Hackathon w Brzegu. Aby dobrze przygotować się do tego wydarzenia, korzystamy z doświadczenia osób, które już takie eventy organizowały. Wykonane przez nas tłumaczenie zaczerpnięto ze strony: hackathon.guide. Tłumaczenie wykonane zostało przez zespół Create WWW. Jego autorami są: Tomasz Sokół, Arkadiusz Zalewski, Michał Dróbka, Tomasz Michalski.
Czym jest hackathon?
Definicja
„Hackathon” definiuję się bardzo szeroko:
- Hackowanie to twórcze rozwiązywanie problemów (nie musi obejmować technologii),
- Hackathon to wydarzenie o dowolnym czasie trwania, w którym ludzie spotykają się, aby rozwiązywać problemy. Większość hackathonów, ma również równoległą ścieżkę – mianowicie warsztaty.
Uczestnicy zazwyczaj tworzą grupy około 2–5 osobowe, odpalają laptopy (jeśli impreza dotyczy technologii) i zanurzają się w rozwiązywaniu przedstawionych problemów. Dodatkowo organizowane warsztaty szkoleniowe są świetną ścieżką nauki – szczególnie dla początkujących – ale i także dla wszystkich uczestników.
Pozytywna energia
Hackathony miewają złą reputację z kilku powodów:
- Niezdrowa, szaleńcza wręcz rywalizacja,
- Oczekiwania nierealne do osiągnięcia w krótkim czasie.
Nie organizuj takiego hackathonu! Oto cele, o których należy pamiętać:
- Integruj społeczność, dla której służy hackathon,
- Przywitaj się z nowymi osobami wśród społeczności,
- Zapewnij uczestnikom wiedzę, aby mogli nauczyć się czegoś nowego,
- Zapewnij uczestnikom przestrzeń i czas, aby mogli poczynić postępy w zakresie problemów, które należy rozwiązać.
Nie oczekuj gotowego rozwiązania z chwilą zakończenia wydarzenia. Dlaczego? Z jednego prostego powodu: rozwiązywanie prawdziwych życiowych problemów nie jest takie proste! Należy traktować hackathon, jako jeden z etapów długiego projektu, który prowadzi do pełnego rozwiązania problemu oraz jako jedną z sesji wprowadzających do jego rozwiązania.
Nie jesteśmy w stanie realnie rozwiązać całego zadanego problemu, w tak krótkim czasie, tak więc nie ma sensu stawiać nierealistycznych i niezdrowych wymagań uczestnikom. Nie pilnuj zespołów całą noc, nie każ im pracować nieprzerwanie przez cały czas, pompując w nich kofeinę. Nie traktuj tego jako wyznacznik w określeniu czy dany zespół jest na dobrej drodze do wygrania hackathonu. Na moich hackathonach nigdy nie było piwa, presji czasu ani atmosfery rywalizacji. Uczestnik musi nabrać energii do działania, więc pokaż mu ją!
Czekaj! Może hackathon nie jest właściwym wydarzeniem ?
Poniższe wskazówki dotyczą w większości spraw logistycznych oraz nakreślają podejście, które może być skupione wokół technologii. Biorę za pewnik, że jesteś pewien samego pomysłu zorganizowania hackathonu. Polecam jednak lekturę artykułu Myślisz o zorganizowaniu Hackathonu? Przemyśl to raz jeszcze (So You Think You Want to Run a Hackathon? Think Again) autorstwa Laurenellen McCann – znajdziesz tam przemyślenia na temat innych (czasem lepszych) koncepcji na wzbudzenie zainteresowania wydarzeniem.
Zastanów się też nad samym nazwaniem swojego wydarzenia mianem “hackathonu”. Nie wszyscy będą wiedzieć, o co tak naprawdę chodzi, a termin “hackowanie” może wręcz odpychać niektórych zainteresowanych. Jeśli celem Twojego hackathonu jest promocja produktu, zatrzymaj się w tym miejscu i przeczytaj inny poradnik. Twoje i moje cele – nie są takie same.
Przywitaj gości
Najtrudniejszym zadaniem związanym z udanym przeprowadzeniem hackathonu jest ciepłe przyjęcie uczestników i okazanie wsparcia na każdym etapie, aby każdy uczestnik mógł bez przeszkód zaangażować się w działanie.
Uczestnicy często cierpią na tzw. “syndrom oszusta” – uczucie, że nie są we właściwym miejscu, bo nie mają dość umiejętności lub wydaje im się, że nie są wystarczająco sprytni, itp. Oczywiście jest to błędne założenie, lecz dopóty dopóki nie czują się swobodnie, nie będzie to dla nich satysfakcjonujące doświadczenie. Zadaniem organizatora hackathonu jest pomóc uczestnikowi zrozumieć, że wiele wnosi swoim udziałem.
Uczestnicy, którzy po raz pierwszy uczestniczą w hackathonie, często czują się przytłoczeni w momencie wyboru projektu, nad którym będą pracować. Mogą nie wiedzieć jak odnieść swoje własne umiejętności do zadanych tematów. Wiedza o tym, do czego mogą się przydać, sama w sobie jest ważną umiejętnością. Powinieneś wprowadzić ich w projekt i pomóc w procesie zrozumienia, w jaki sposób mogą przydać się drużynie. Jeśli zagubionych uczestników jest za dużo i nie zostanie im zaoferowane wsparcie – zrezygnują. Spróbuj temu zapobiec.
Organizator hackathonu musi mieć pewność, że każdy ma „coś do roboty”. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest stworzenie z wyprzedzeniem listy liderów – osób, o których wiesz, że mają określony plan działania i do których możesz przypisać tych uczestników, którzy potrzebują przewodnictwa. Popracuj nad tym, aby zadania hackathonu umożliwiały udział również nowicjuszom. Możesz również zachęcić do aktywności poza-projektowej, np. do udziału w warsztatach, opisanych w dalszej części, w których mogą wziąć udział uczestnicy bez doświadczenia.
Powinieneś rozważyć jeszcze łączenie juniorów w pary z mentorami lub zorganizowanie osobnego spotkania przed wydarzeniem, tak jak zrobiła to organizacja Wikimedia.
Hacking
Ścieżka hakerska służy uczestnikom do zanurzenia się w problemach. Często wokół projektu tworzą się grupy 2-5 osób, które tworzą wizualizacje danych, piszą dokumenty lub wspólnie badają problem. Uczestnicy wyjmują laptopy, podłączają się do zasilania, wi-fi i zaczynają działać.
Hakowanie rozpoczyna się od wprowadzenia do projektu. Uczestnicy, którzy przynoszą projekty na wydarzenie, mają możliwość krótkiego (maksymalnie kilka minut) wyjaśnienia, nad czym pracują od samego początku wydarzenia. Tak, aby inni uczestnicy mogli dołączyć do tego projektu. Pod koniec wydarzenia odbywa się podsumowująca sesja, która daje każdemu projektowi szansę wykazania się pewnymi osiągnięciami.
Kultura Dobrego Projektu:
Nie każdy projekt nadaje się jako projekt, który można stworzyć podczas hackathonu. Bardzo ważne jest, aby maksymalnie wykorzystać poniższe cechy dobrego projektu podczas wydarzenia:
- Jasne wyjaśnienie problemu. Projekt powinien posiadać jasne i przejrzyste problemy oraz związane z nim pytania. Tak, aby uczestnicy mogli spróbować rozwiązać problem + zaproponować rozsądne i konkretne rozwiązanie.
- Osiągalność. Większość projektów (w ograniczonym czasie) osiągnie około 25% tego, co według autorów można osiągnąć. Zarządzaj celami każdego projektu, aby uczestnicy mogli poczuć wartość swojego projektu.
- Łatwa obsługa. Projekty powinny zawierać gotowe zadania dla uczestników z różnymi umiejętnościami i na różnych poziomach umiejętności. W przypadku kodowania projektów, zadania nie mogą wymagać dokładnego zrozumienia podstawy kodu. Upewnij się, że środowisko kompilacji można uruchomić w mniej niż 20 minut. Zrób listę zadań lub stwórz dział problemów na GitHub z wyprzedzeniem!
- Interesariusz w zarządzaniu projektem. Interesariusz (lub „ekspert merytoryczny”) prowadzi projekt tak, aby był praktyczny w rzeczywistości. Projekty bez interesariusza mogą „rozwiązać” problem, który nie istnieje. Idealną sytuacją jest kiedy lider (lub jeden z liderów) jest interesariuszem lub pełnomocnikiem interesariusza. Zdecydowanie polecam przejrzenie serii „Laurenellen McCann’s Build With, Not For” na temat angażowania interesariuszy w prace obywatelskie. Dodatkowo, lider projektu nie powinien być tylko osobą od pomysłów.
- Zorganizowanie. W przypadku projektów z czterema lub więcej członkami, zwłaszcza nowicjuszami, rolą lidera projektu powinna być koordynacja, upewnienie się, że każdy członek zespołu ma coś do pracy. Rolą lidera jest również pomoc w przyjęciu nowych członków zespołu.
Potraktuj powyższe punkty jak listę kontrolną. Projekty, które myślą o sobie w kategoriach tych cech wydają się być bardziej wydajne. Spotkaj się z liderami projektu i porozmawiaj o nich, jeśli to możliwe. Jako organizator, posiadanie informacji o projektach, może pomóc kierować uczestników do projektów, nad którymi chcieliby pracować.
Hackathony tematyczne
Hackathon tematyczny to taki, w którym projekty ograniczają się do konkretnego problemu: trwałości żywności lub problemów obywateli. Tematyczne hackathony są w stanie przyciągnąć ekspertów merytorycznych (coś, w czym hackathony otwarte, takie jak Open Data Day DC, nie są dobre), a projekty zazwyczaj koncentrują się wokół problemów, które eksperci merytoryczni przedstawiają przy stole.
Gdy hackathony tematyczne są również hackatonami technologicznymi, istnieje wspólny problem: eksperci mogą łatwo zidentyfikować problemy w swojej dziedzinie, ale nie zawsze mogą przekształcić te problemy w praktyczne projekty technologiczne. Inni uczestnicy mogą być gotowi do zastosowania swoich umiejętności, ale nie wiedzą nic o temacie. Wypełnienie tej luki wymaga starannego planowania z wyprzedzeniem. Co często skutkuje podziałem na trzy grupy:
- Specjaliści merytoryczni i inni uczestnicy z powodzeniem współpracują,
- Eksperci merytoryczni współpracujący z innymi ekspertami merytorycznymi w zakresie badania problemu, ale bez wdrażania,
- Inni uczestnicy starają się znaleźć coś odpowiedniego do pracy nad wdrożeniem rozwiązania o minimalnej wartości.
Punkt 1 jest świetny. Punkt 2 jest w porządku, lecz punkt 3 jest zły: uczestnicy bez wskazówek tematycznych poczują się zagubieni. Aby tego uniknąć, upewnij się, że masz wystarczająco dużo wykonywalnych projektów dla wszystkich. Współpracuj z ekspertami merytorycznymi przed wydarzeniem, aby przekształcić ich problemy w projekty. Upewnij się, że istnieje spójne pytanie, czy istnieją niezbędne zasoby (np. Zestawy danych) i czy umiejętności potrzebne do projektu odpowiadają umiejętnościom, które mogą być wnoszone przez innych uczestników (i w wystarczającej ilości).
Dodatkowo, ekspert merytoryczny może zaproponować wiele pomysłów, ale może skutecznie uczestniczyć tylko w jednym projekcie podczas imprezy. Więc upewnij się, że istnieje co najmniej jeden ekspert merytoryczny + wykonalny projekt dla około czterech uczestników.
Umieszczanie uczestników w nowych projektach
Wprowadzanie uczestników do istniejących projektów może być bardzo trudne. Jest to jedna z najtrudniejszych części hakowania. Przygotuj więc pomysły na nowe projekty, od których uczestnicy mogą łatwo zacząć, jeśli nie mogą dołączyć do istniejącego projektu. Przygotowywanie pomysłów na projekty jest szczególnie ważne, jeśli nie spodziewasz się, że wielu uczestników przyniesie projekty! Zawsze bądź otwarty na pomysły uczestników. Jeden projekt, czyli ktoś kto pracuje sam, też jest w porządku!
Inne wskazówki
Nie pozwól, aby ktokolwiek przedstawił pomysł, nad którym nie będzie pracował. Chyba, że naprawdę nie masz wystarczającej liczby pomysłów do przedstawienia. W przeciwnym razie jest to strata cennego czasu.
Po rozpoczęciu hakowania nie przerywaj pracy hakerów, z wyjątkiem kiedy sprawdzasz, że hakowanie przebiega sprawnie lub czy wszyscy mają coś do zrobienia i czy grupa trzyma się harmonogramu. Zajęcia w ciągu dnia, rozmowy wideo z osobami spoza hackathonu są niezwykle rozpraszające dla uczestników, którzy są chętni do pracy.
Miejsce i data:
Proste wytyczne
Znajdź miejsce na organizację wydarzenia i zarezerwuj termin. To jedyna rzecz, którą musisz zrobić znacznie z wyprzedzeniem przed samym wydarzeniem. Im wcześniej możesz zarezerwować miejsce, tym lepiej…
Dodatkowo znajdź miejsce, które może zapewnić:
- Miejsca siedzące (zobacz poniżej),
- Jedna listwa zasilająca na jeden stół,
- Wi-Fi (Czy jest szybkie i niezawodne? Czy może połączyć wszystkich uczestników? Czy sieć blokuje jakiekolwiek porty?)
- Projektor,
- Mikrofon, jeśli sala jest duża,
- Dostępne wejścia przyjazne dla wózków inwalidzkich,
- Łazienki podzielone pod względem płci (kobiety, mężczyźni) oraz dla osoby niepełnosprawnej.
Jeśli organizujesz duże wydarzenie, przeczytaj również wszystkie wymienione tutaj problemy dotyczące dostępności.
Miejsca siedzące
Wymagania dotyczące miejsc siedzących są różne w przypadku hakowania i warsztatów. Do hakowania potrzebujesz konfiguracji w stylu bankietowym z dużymi okrągłymi stolikami, które mogą pomieścić drużyny. Pomieszczenia w układzie bankietowym mieszczą najmniej osób, w porównaniu do innych układów stolików / krzeseł. Więc należy wziąć to pod uwagę podczas obliczania potrzebnej przestrzeni. Na warsztaty będą potrzebne siedzenia w stylu klasowym, tj. prostokątne stoły z krzesłami po jednej stronie.
Kiedy?
Wybierz datę wydarzenia – szczegółowo przeanalizują wybór. Unikaj wakacji, świąt i innych ważnych wydarzeń np. religijnych, państwowych. Weekendy są trudne dla osób, które biorą udział w zawodach. Noce są trudne dla rodziców osób niepełnoletnich. Zapytaj administratora budynku o dopuszczalne godziny rozpoczęcia i zakończenia. Ustaw czas, kiedy ekipa organizacyjna rozpocznie i zakończy pracę, kiedy uczestnicy przyjadą/odjadą. Zaplanuj co najmniej – 30 minut – przed i po wydarzeniu na sprawy organizacyjne.
Sprawdź również…
Potwierdź, że możesz dostarczyć jedzenie na miejsca wydarzenia, czy znajdzie się odpowiednie pomieszczenie, gdzie w spokoju będzie można odpocząć i skonsumować posiłek . Sprawdź czy pomieszczenie jest wentylowane, chłodzone, ocieplane w zależności od warunków atmosferycznych panujących na zewnątrz.
Budżetowanie wydarzenia
Profesjonalne wydarzenia kosztują całkiem sporo, więc potrzebujesz zorganizować event, który pasuje do twojego budżetu. Jak masz szczęście możesz znaleźć darmowe miejsce z dobrym wifi (miejska biblioteka, firma kolegi, itd.). Dla dużego, całodniowego eventu w dużym mieście, spodziewaj się bardzo dużych wydatków związanych z wynajęciem lokalu. W zależności ile miejsca potrzebujesz, nie ma konkretnych cen za wynajem.
Sponsoring
Do dużego eventu są potrzebni sponsorzy, którzy mogą pokryć część kosztów.
Sponsor może pomóc w kwestii finansowej, lecz również może udostępnić miejsce, ufundować posiłki, przygotować i wyprodukować eventowe koszulki. W zamian możesz zaproponować np. możliwość rekrutacji, przeprowadzenia ankiet lub możliwość promocji produktu podczas imprezy.
Pomyśl, co byłbyś w stanie dać sponsorom w zamian za ich wsparcie? Na pewno podziękujesz sponsorom podczas rozpoczęcia imprezy i na jej zakończeniu. Ty też na pewno chciałbyś usłyszeć podziękowanie. Poza tym czy chcesz im dać czas na mównicy, aby powiedzieli kilka słów do uczestników? Albo stolik z tyłu do pokazania swoich rzeczy? To zależy od ciebie, i musisz znaleźć równowagę pomiędzy ilością sponsorów, aby nie przeszkadzali w głównym założeniu eventu. Zweryfikuj budżet — wszelkie koszty musisz znać przed rozpoczęciem – musisz wiedzieć ile potrzebujesz funduszy, które mogą zaoferować Ci sponsorrzy. Zadbaj o sponsorów wcześniej.
Jedzenie
Powinna zostać zapewniona kawa i lekkie śniadanie oraz przekąski, również woda przez cały dzień.
Co kupić?
Jeżeli dostarczasz dla uczestników, przekąski i/lub posiłki, musisz pamiętać o wegetarianach i osobach ze specjalna dietą. Przygotowanie posiłków tylko wegańskich nie jest złym pomysłem, ale pamiętaj, żeby wziąć pod uwagę ograniczenia żywieniowe uczestników. Postaraj się zrobić to jak najlepiej.
Bądź odpowiedzialny za jedzenie, myśl jak rodzic. Zamów jedzenie, które jest w miarę zdrowe. Unikaj ciężkiego jedzenia, które może spowodować senność uczestników (jak chleb) albo czegoś niepotrzebnego (jak alkohol). Kofeina i cukier to energia, która jest niezbędna, ale pamiętaj też o zdrowym i normalnym jedzeniu.
Budżet i logistyka
Koszt wyżywienia jednej osoby waha się od 25 do 60 PLN. Pizza jest najtańszym jedzeniem, ale jest najgorszym czym można nakarmić uczestników (nie wszyscy lubią i jedzą pizze) — unikaj pizzy jeśli możesz. Zamów jedzenie kilka dni przed wydarzeniem.
Gadżety / pamiątki
Na niektórych wydarzeniach można otrzymać różne gadżety, tj. koszulki, długopisy, naklejki. Osobiście uważam, że można lepiej wydać pieniądze z budżetu, ale jeżeli już się zdecydujesz, przemyśl to dokładnie.
Porada: Nie kupuj jednego rozmiaru koszulek dla wszystkich, ludzie noszą różne rozmiary.
Przeczytaj Hopper Conference Diversity Guide’s sekcję o koszulkach.
Kodeks postępowania
Wydarzenia technologiczne stricte informatyczne nie zawsze były mile widziane przez kobiety. Musimy to zmienić. Możesz być częścią tej zmiany, przyjmując kodeks postępowania dla wydarzenia – np. każda drużyna musi mieć w swoim zespole co najmniej jedną kobietę. Kodeks postępowania nie polega tylko na egzekwowaniu zasad. Ustanawia normy społeczności i wysyła sygnał do potencjalnych uczestników, że próbujesz stworzyć przyjazne środowisko. I oczywiście, jeśli wystąpi problem na twoim wydarzeniu, kodeks postępowania z wyprzedzeniem pomoże ci go rozwiązać.
Poszukaj wzorów lub gotowych kodeksów postępowania używanych podczas wydarzeń, którymi inspirujesz się lub kopiuj z nich. Dodatkowo zobacz Code for DC’s code of conduct lub Tech Lady Hackathon + Training Day’s code of conduct. Przeczytaj także sekcję Hopper Conference Diversity Guide.
Przed i po wydarzeniu
Dzień przed daj się poznać uczestnikom lepiej, pomoże to im łatwiej zrelaksować się na samym wydarzeniu. Spotkanie po wydarzeniu pozwala uściślić relacje, nawiązać znajomości przydatne na przyszłość.
Możesz wybrać lokal w okolicy, zapytać właściciela czy możesz przyjść z większa grupa osób. Możesz zarezerwować miejsce lub część lokalu. Zapytaj czy jest jakieś minimum wydatku na osobę, czy trzeba zapłacić za rezerwacje itp.
Jeśli podajesz alkohol, pamiętaj: nie wszyscy piją (osoby poniżej 18 lat, kobiety w ciąży i osoby, które nie piją z różnych prywatnych powodów). Alkohol może doprowadzić do niebezpiecznego i niewygodnego otoczenia; osoby pijące będą potrzebować transportu. A więc możesz zapewnić drinki bezalkoholowe; trzymać pieczę nad wydarzeniem, aby wszyscy czuli się dobrze.
Rejestracja
Skonfiguruj i przygotuj formularz rejestracyjny.
Limit rejestracji
Określ maksymalną ilość uczestników. W przypadku wydarzenia z równoległymi wydarzeniami (hackathon/warsztaty/prelekcje) należy pamiętać, że wszyscy uczestnicy zgromadzą się w jednym pomieszczeniu na początku wydarzenia. Więc maksymalna pojemność jest nieco większa niż pojemność głównego pomieszczenia (niektóre osoby mogą ściskać / stać na początku).
W przypadku darmowego wydarzenia – około 35% osób, które się zarejestrują nie pojawią się. Liczba ta jest bardzo konsekwentnie widoczna w różnych wydarzeniach. Ogranicz więc rejestrację do 150% twojej faktycznej maksymalnej pojemności.
Zbierz informacje
Skorzystaj z formularza rejestracyjnego, aby zebrać informacje o uczestnikach:
- Imię i nazwisko,
- Adres e-mail,
- Stanowisko,
- Czy brali udział w hackathonach?
- Zawód wykonywany: developer, projektant, data scientist, PR, menedżer projektu itp.,
- Czym interesują się uczestnicy? (pytanie w dowolnej formie),
- Czy są zainteresowani którymkolwiek z warsztatów?,
- Jak dowiedzieli się o tym wydarzeniu? Jak usłyszeli o tym wydarzeniu?
- Specjalne potrzeby/prośby.
Im więcej informacji możesz zebrać z wyprzedzeniem, tym lepszy możesz ułożyć plan. Możesz zacząć myśleć o tym, kto będzie nad tym pracował, gdy tylko rozpocznie się rejestracja. Spróbuj wyobrazić sobie, w jaki sposób każdy zarejestrowany uczestnik będzie zaangażowany w wydarzenie w oparciu o podane przez niego informacje.
Tydzień przed:
Znajdź lidera projektu
Jeśli wiesz, że niektóre osoby przychodzą z konkretnymi projektami, zidentyfikuj liderów projektów. W tym momencie możesz również spotkać się z nimi, aby:
- Pomóc i podpowiedzieć liderom, jak robić postępy w swoich projektach,
- Zidentyfikowali, w jaki sposób mogą przyjmować uczestników, jakie zadania są możliwe dla osób biorących udział,
- Zidentyfikowali, jakiej pomocy potrzebuje ich projekt.
Zobacz sekcję Kultura Dobrych Projektów powyżej.
Znajdź pomocników
Jeśli prowadzisz interaktywne warsztaty, w których uczestnicy pracują na swoim sprzęcie i oczekujesz, że wielu uczestników weźmie udział, możesz potrzebować pomocników, którzy udzielą pomocy uczestnikom. Zaplanuj co najmniej jednego pomocnika na 10-20 uczestników.
Znajdź także pomocników, którzy będą odpowiedzialni za system rejestracji. Możesz rozważyć wybór osób, które zajmą się fotografią, zarządzaniem mediami społecznościowymi i dokumentowaniem tego, co dzieje się na imprezie, w celu późniejszej publikacji.
E-mail do uczestników
W tym momencie możesz wysłać do zarejestrowanych uczestników wiadomość e-mail, z jak największą liczbą informacji logistycznych, aby mogli zaplanować wszystko z wyprzedzeniem. Zobacz poniżej na sekcję „Dzień wcześniej”, aby dowiedzieć się, co dołączyć do wiadomości e-mail.
Trzy dni przed
Skonfiguruj komunikację grupową
Ustaw sposób komunikacji między uczestnikami i pozostawania w kontakcie po wydarzeniu. Niektóre opcje to:
- Pokój czatu np. Slack
- Kanał mediów społecznościowych, taki jak hashtag na Twitterze lub grupa na Facebooku
- Udostępnione miejsce na dokumenty, takie jak Dokumenty Google lub Dropbox
- Lista e-mailowa, na przykład Grupa Google
Pomyśl o tym, jak opowiesz swoją historię
Trwały wpływ na wydarzenia ma to, jak ludzie go zapamiętają:
- Wybierz hashtag.
- Skonfiguruj GitHub lub inną publiczną przestrzeń do udostępniania dokumentów (patrz wyżej), aby projekty mogły rejestrować postępy i umieszczać linki.
- Pomyśl o tym, jak zrobić zdjęcia hackathonu, które opowiedzą jego historię.
- Przeczytaj strategie tworzenia hackathonów autorstwa Nathan Matias i Willow Brugh’s.
Przygotuj akcesoria
Powinieneś zabrać ze sobą na wydarzenie:
- Papier, markery i taśma do pisania,
- Identyfikatory z imieniem/nickiem, dzięki czemu ludzie mogą łatwiej komunikować się między sobą np. po imieniu lub nicku,
- Kartki, długopisy, papier i inne materiały ułatwiające planowanie projektu,
- Kubki, papierowe talerze i naczynia jednorazowe, jeśli dostarczasz jedzenie
oraz…
- Złóż zamówienie na catering
- Wyślij wiadomość e-mail do wszystkich znanych dziennikarzy, którzy mogą być zainteresowani wydarzeniem,
- Naładuj aparat, abyś był gotowy do robienia zdjęć (jeżeli sam będziesz robił zdjęcia)
- Niektóre miejsca wymagają listy uczestników – ze względów bezpieczeństwa. Jeśli musisz przesłać listę, pamiętaj o ułożeniu jej alfabetycznie!
Ponownie wyślij e-mail do uczestników
Możesz ponownie wysłać do zarejestrowanych uczestników wiadomość e-mail z taką ilością informacji logistycznych, jaką masz. Aby mogli oni zaplanować wszystko z wyprzedzeniem. Zobacz punkt „Dzień przed eventem” poniżej, aby dowiedzieć się, co dołączyć do wiadomości e-mail.
Dzień przed eventem
Przegląd
Przejdź się po pomieszczeniu, gdzie odbędzie się event. Upewnij się, że masz:
- Stoły konferencyjne, prostokątne stoły warsztatowe
- Wystarczająco dużo krzeseł (policz je!)
- Jedną listwę zasilającą na stół
- Działające Wi-Fi
- Działający projektor i kabel VGA/HDMI (może nawet przetestuj komputer)
- Mikrofon, przynajmniej w dużych pomieszczeniach
Jeśli masz dwa równoległe eventy: hacking oraz warsztaty:
- Przejrzyj powyższą listę raz dla miejsca hackowania oraz raz dla sali warsztatowej
- Upewnij się, że masz wystarczająco dużo miejsca, aby pomieścić wszystkich w jednym pomieszczeniu, ponieważ uczestnicy najpierw zgromadzą się w jednym miejscu na sesję powitalną.
E-mail logistyczny
Wyślij e-maila z informacjami logistycznymi do zarejestrowanych uczestników. Powinien on zawierać m.in.:
- Twoje dane kontaktowe, w tym numer telefonu komórkowego, aby uczestnicy mogli do Ciebie zadzwonić lub napisać wiadomość, jeśli nie będą mogli znaleźć miejsca wydarzenia,
- Wszelkie informacje dotyczące wydarzenia: lokalizacja, data i godzina,
- Data i godzina rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia,
- Lokalizacja wydarzenia (adres i nazwa budynku), dokładna lokalizacja wejścia, wskazówki i mapa,
- Przypomnienie o przyniesieniu dowodu tożsamości, jeśli będzie odbywała się kontrola bezpieczeństwa,
- Przypomnienie o zabraniu laptopa i ładowarki,
- Jakie posiłki / napoje zostaną dostarczone i kiedy (śniadanie, obiad, kolacja). I jakiego rodzaju jedzenie zostanie podane (np. wegetariańskie),
- Harmonogram warsztatów, jeśli się odbędą,
- Regulamin wydarzenia,
- Jeśli występują jakieś problemy z dostępem dla osób niepełnosprawnych w miejscu imprezy, należy to uwzględnić,
- Informacje o organizatorach i podziękowania dla sponsorów.
Materiały informacyjne
Wydrukuj materiały informacyjne dla uczestników, które obejmują:
- Informacje o tym jak uzyskać połączenie z siecią Wi-Fi (SSID i hasło),
- Adres URL wydarzenia oraz podaj informację, jak oznaczyć wydarzenie w social mediach,
- Harmonogram (czas rozpoczęcia, lunch, czas zakończenia i harmonogram warsztatów, jeśli dotyczy),
- Lista pomieszczeń
- Poleć na lunch/obiad (jeżeli dotyczy) lokalizację znajdującą się w pobliżu (dołącz mapę, jeśli to możliwe),
- Krótki adres URL (na przykład bitly) do strony lub hackathonu
Wydrukuj jeden egzemplarz na stół – dla każdego zespołu (tj. jeden egzemplarz na każde ~ 2–4 uczestników).
Dodatkowo:
- Przygotuj slajdy na sesję powitalną (jeśli chcesz),
- Naładuj swój telefon. To będzie długi dzień.
Harmonogram Hackathonu:
Przyjedź na miejsce wcześniej
- Upewnij się że wszystko jest OK: stoły/krzesła, czy projektor działa, czy toalety są sprawne,
- Ustaw znaki informacyjne/kierunkowe, zaczynając od głównego wejścia do budynku, do którego uczestnicy powinni pójść w pierwszej kolejności,
- Umieść tabliczki kierujące do toalet i innych miejsc, do których uczestnicy mogą się udać,
- Rozłóż plakietki z imionami i nazwiskami uczestników. Jeśli są wydrukowane, ułóż je alfabetycznie, a jeśli jest ich dużo, zgrupuj je według części alfabetu – np. od A do P i od R do Z.
Sesja powitalna
Zacznij od krótkiego wprowadzenia i powitaj wszystkich oraz przedstaw plan wydarzenia:
- Przedstaw organizatorów,
- Podziękuj wszystkim, a w szczególności sponsorom (nie zapomnij o nikim)
- Opowiedz historię organizacji oraz cel wydarzenia
- Wspomnij o regulaminie
- Zapytaj, kto nie był wcześniej na hackathonie
- Wyjaśnij logistykę: harmonogram, lunch, czas zakończenia
- Zachęcaj ludzi do robienia notatek z sesji i dzielenia się nimi (udostępniania) oraz do rejestrowania/zapisywania postępów w projektach (patrz uwagi powyżej: opis hackathonu)
Na małym wydarzenia (do około 30 osób) mogą się przedstawić wszyscy uczestnicy.
W ciągu dnia
Niech ktoś zarządza i nadzoruje miejsce pracy zespołów.
Rozejrzyj się i sprawdź, czy każdy projekt przebiega sprawnie. Sprawdź, czy ktoś czegoś nie potrzebuje lub nie może czegoś znaleźć. Utrzymuj i kontroluj wydarzenie w ramach ogólnego harmonogramu. Poinformuj wszystkich, gdy będzie zbliżał się czas na lunch oraz godzinę przed sesją podsumowującą. Przechodząc do podsumowania, upewnij się, że każdy zespół jest przygotowany do wyjaśnienia i opowiedzenia, co zrobili.
Niech ktoś zarządza warsztatami – wybierz lidera. Upewnij się, że warsztaty są prowadzone zgodne z harmonogramem, aby uczestnicy zrozumieli lidera, słyszeli go z tyłu sali itp. Bądź w pobliżu i upewnij się, że lider warsztatu nie ma żadnych problemów technicznych. Organizator powinien być zawsze dostępny podczas całego wydarzenia.
Sesja podsumowująca:
Sesja podsumowująca to tak naprawdę streszczenie i zestawienie informacji o przebiegu wydarzenia, o tym nad czym pracowały zespoły uczestniczące w hackathonie. W przypadku małych grup poproś kapitanów drużyn o zgłoszenie swoich osiągnięć lub zdobytej wiedzy. Poproś o oklaski.
W dużych grupach każdy przygotowuje raport z projektu dotyczący jego działań. Jeśli to możliwe, pozwól pokazać efekt pracy na projektorze. Poproś, aby przebiegało to szybko i sprawnie. W tym momencie zespoły mogą mieć wiele do powiedzenia. Daj każdemu zespołowi kilka minut na przygotowanie, a jeśli mają pokazać coś na projektorze, upewnij się, że jest on gotowy – przed rozpoczęciem sesji podsumowującej.
Na koniec:
- podziękowania za udostępnienie lokalizacji oraz sponsorom wydarzenia,
- podziękowania dla uczestników i współorganizatorów.
Na zakończenie
Gdy wszyscy uczestnicy opuszczą miejsce wydarzenia, upewnij się, że wszystko zostało przywrócone do pierwotnego stanu:
- miejsce zostało posprzątane,
- usunięto wszelkie oznakowanie,
- sprawdź, czy uczestnicy nie zostawili żadnych rzeczy osobistych.
Analiza:
Po wydarzeniu:
- zapisz wszystko, co poszło dobrze, aby następnym razem obrać podobną strategię,
- zapisz wszystko, co poszło nie tak, tak aby móc tego uniknąć następnym razem,
- oblicz, jaki jest koszt wydarzenia w przeliczeniu na jednego uczestnika,
- przeprowadź ankietę wśród uczestników na temat tego, co im się podobało, a co nie,
- przygotuj blog na temat wydarzenia
